Četiri ključna sastanka

Voleo bih malo da proširim prošlu priču, mislim da može još više da vam onda znači, i onda imate zaokruženu celu sliku, plus imate i taktičke savete kako da izgledaju ti sastanci. Zapravo, dva sastanka sam pomenuo kratko prošli put, sada dodajem još dva. Sa ova četiri sastanka možete da postignete šta god poželite. 

Sastanak #1 – Buđenje ☕️

Ovo je možda i najbitniji momenat kako mi krene dan. Ako nemam ovo jutarnje buđenje na ovaj način, onda dan postane jako brzo haotičan. Uglavnom ovo radim 15 minuta do pola sata pre početka radnog dana. 

Ime sastanka: Buđenje 

Trajanje: 15 minuta, svakog dana

Agenda: 

• Pregled novih pristiglih mejlova, Slack i Teams poruka,
• Pregled WhatsApp, Viber i ostalih poruka na drugim kanalima,
• Pregled beleški od prethodnog dana,
• Pregled nezavršenih zadataka od juče,
• Pregled svih ostalih listi zadataka koje imam za taj dan,
• Izdvajanje do 10 najbitnijih stvari koje želim da ostvarim danas.

Nakon što izdvojim 10 stvari iz svega što sam pregledao, onda dan može da počne.

Sastanak #2 – Prioritet jedan 🚀

Pošto sada već imam listu stvari za taj dan, ako je moguće, zakažem odmah slot od sat vremena čim krene dan, da dok sam najodmorniji radim na najtežoj ili najprioritetnijoj stvari tog dana. Sastanak Buđenje mi je već dao listu od 10 stvari, ovde biram samo jednu i već započinjem rad na njoj, pre nego što krenu sastanci i ostala dnevna ludila. 

Uglavnom ljudi dan započnu teškim ili dosadnim sastankom, ili čitanjem mejlova i poruka, na ovaj način osiguravamo da smo započeli baš onako kako mi želimo. 

Ime sastanka: Prioritet jedan

Trajanje: 1 sat, svakog dana

Agenda:

• Gašenje telefona i svih notifikacija kako ne bi imali distrakcije (moram priznati da se mučim da ugasim telefon, ali ostale notifikacije na računaru gasim),
• Gašenje mejla i Slack/Teams kanala u tih sat vremena,
• Zatvaranje svih nepotrebnih tabova u pretraživaču,
• Opciono: Pustiti neku muziku koja daje još bolju koncentraciju,
• Ultimativni fokus na prioritet broj jedan u trajanju od sat vremena.

Tek nakon ove rutine dan može da krene sa svim svojim lepim, dosadnim, teškim, izazovnim trenucima koje ima. Ovaj fokusirani rad od sat vremena je dovoljan da ako ga ponavljamo svakog dana, završimo neverovatno mnogo stvari.

Sastanak #3 – Potpuno gašenje 🥱

Ovo sam počeo od skoro da praktikujem. Ideju za sastanak pronašao sam kod Cal Newport-a u njegovoj novoj knjizi o produktivnosti. Ideja je da dan završimo sa samim sobom kako bismo sumirali šta smo sve uradili, da se makar malo pripremimo za sutrašnji dan, a ujedno da tu bude mentalni znak da je posao gotov za taj dan. 

Ime sastanka: Potpuno gašenje

Trajanje: 10 minuta, svakog dana

Agenda:

• Ažuriranje to-do liste stvari koje su se desile ili nisu tokom dana, 
• Sređivanje beleški sa sastanaka tog dana, 
• Pisanje komentara na mejlove i zadatake na kojima smo radili kako bi obavestili ceo tim,
• Pregled kalendara za sutrašnji dan da znamo šta nas čeka.

Nakon što završimo sastanak na kraju dana sa samim sobom, gasimo potpuno sve stvari koje su vezane za posao i posvećujemo se porodici i prijateljima. 

Sastanak #4 – Nedeljni ritual 🍷

Nedeljni sastanak sam kratko pomenuo u pomenutom prošlom newsletteru. Na kraju nedelje, ja to obično radim nedeljom veče, sumiram sa samim sobom kako je protekla nedelja i planiram narednu. Ovaj ritual sam pozajmio od autora knjige Building A Second Brain, Tiago Forte. 

Ime sastanka: Nedeljni ritual

Trajanje: 30 minuta, svake nedelje

Agenda:

• Pregled nedelje i ocenjivanje koliko je (ili nije) bila uspešna,
• Pregled naredne nedelje kroz kalendar kako izgleda, 
• Pregled svih završenih to-do listi ove nedelje i brzi pregled šta imam za narednu nedelju,
• Pregled svih mejlova,
• Čišćenje desktop i downloads foldera na računaru, 
• Sređivanje svih beleški, 
• Kreiranje novih taskova na to-do listama po projektima. 

Nakon ova četiri sastanka, siguran sam da će vam i fokus i produktivnost biti veći, a manje ćete se stresirati. Prosto, jer znate sve šta se dešava i tokom dana i tokom nedelje. Imate na ovaj način sistem koji radi za vas, na vama je “samo” da pratite i budete disciplinovani :).

U svetu koji navigira da ima što manje sastanaka, ohrabrujem vas da ova četiri nikako ne preskačete. 

Do sledećeg ponedeljka. 

Produktivni pozdrav 🖖