Drago mi je da vas “vidim” sve više na newsletter listi. Dok ovo pišem, 112 vas se prijavilo da dobija jednom nedeljno mejlove od Miloša ili mene. Hvala na poverenju!
Danas hoću da pišem o tome kako je dovoljno 15min dnevno da izdvojimo kako bi naš dan bio sa što manje stresa, a da postignemo sve što želimo. Ne znajući da postoji sistem koji je još 1900. godine osmišljen, počeo sam intuitivno da sebi organizujem dan na vrlo jednostavan način.
Moj jednostavan sistem za organizaciju dana
- Svakog jutra, pre početka radnog dana izdvojim 15 minuta vremena,
- Prođem sve liste zadataka koje imam za taj dan,
- Izdvojim do 10 najbitnijih koje želim da ostvarim,
- Sve ostalo “zaboravim” za taj dan,
- Fokusiram se samo na tih 10 stvari.
I ovo radim svakog jutra! Dovoljno mi je nekada i manje od 15 minuta da sve posložim i krenem sa radnim danom. Naravno, dešava se vrlo često da tokom dana uleti dosta neplaniranih stvari, u tom slučaju vratim se na listu, od onih 10 zadataka gledam šta mogu da zamenim sa novim stvarima koje su uletele neplanirano. Ono što nikako ne radim je da samo dodajem nove stvari, onda ta lista nema smisla, i samo se uvećava.
Sutradan, ponovo pregledam svoje liste, reflektujem da vidim šta se desilo prethodnog dana, kako bih video koliko i zašto su neke stvari uskakale neplanirano, i ponovo planiram novi dan.
Kako mi je ovaj sistem postao navika?
Šta god da radimo, pre ili kasnije želimo da nam to postane navika, ako želimo da budemo konzistentni. Ja sam to rešio sam sa sobom, tako što zakazujem sastanke sa Nemanjom :). Da, zakazujem sastanke sa samim sobom. Da bi onaj sistem iznad radio, ja ponavljam dva sastanka konstantno.
Koje sve sastanke zakazujem?
- Jutarnji sastanak (pregled prethodnog i planiranje današnjeg dana),
- Nedeljni sastanak (nedeljom pred kraj nedelje pregled nedelje i planiranje naredne).
Sa ova dva sastanka ja osiguravam da ne propustim nijedan dan planiranja. Ako propustim jednom, desiće se i drugi put, treći put već postaje navika. Zato sastanke ne preskačem, nebitno da li su oni interni u timu, externi sa klijentima ili sa samim sobom. Prosto, sastanak je profesionalna obaveza koju imam i onda sam tako 100% siguran da neću nešto propustiti, a znam da ako radim dovoljno dugo, to će mi postati navika koja će biti deo mene.
The Ivy Lee Method za organizaciju zadataka
Pre izvesnog vremena, čitajući i izučavajući razne sisteme za produktivnost, otkrio sam da manje-više sličan sistem kakav sam ja sebi napravio intuitivno, postoji od 1900. godine.
Sistem je osmislio Ivy Ledbetter Lee (16. Jul, 1877 – 9. Novembar, 1934). Ivy je najviše poznat po svom radu na izgradnji imidža porodice Rockefeller, ali je bio i poznat konsultant za produktivnost u to vreme.
1918. godine, Charles M. Schwab, jedan od najbogatijih ljudi u to vreme, bio je vlasnik kompanije Bethlehem Steel Corporation, najveće kompanije za izgradnju brodova na svetu. Schwab je bio u konstantnoj potrazi za sistemima koji mogu da povećaju efikasnost zaposlenih. Da bi to unapredio, kontaktirao je Ivy Lee-a da mu u tome pomogne.
Kopiram ispod deo njihovog razgovora koji je kasnije pretočen i u intervju.
Schwab – Pokaži mi način kako da mi kao kompanija uradimo što više stvari.
Lee – Omogući mi da imam 15 minuta vremena sa svakim tvojim tim liderom.
Schwab – Koliko će me to koštati?
Lee – Ništa, ako ne ostvarim rezultat. Ako za tri meseca ipak uspem da unapredim produktivnost u timu, onda mi ti pišeš ček na cifru koju ti smatraš da je fer.
Schwab-u se to činilo fer, uradio je šta je Lee tražio i pustio tri meseca da radi sa timom. Tokom svojih 15 minuta sa svakim od tim lidera, Lee je objasnio korake šta svaki od njih treba dalje da radi u svojim timovima:
- Na kraju dana zapišite šest najbitnijih stvari koje trebaju da se dese sutradan.
- Ne planirajte više od šest stvari.
- Odredite šta je bitnije od čega i šta se prvo radi.
- Kada sutra dođete na posao, fokusirajte se samo na prvi zadatak.
- Radite na tom zadatku sve dok ne bude gotov, tek onda pređite na sledeći.
- Ostatak liste idite redom nakon prvog zadatka.
- Na kraju dana, prebacite nezavršene stvari na novu listu i zajedno sa novim zadacima, kreirajte novih šest zadataka za sutra.
- Ponavljate ovaj proces svakog radnog dana.
Nakon tri meseca praćenja ovog, vrlo jednostavnog sistema, Schwab je bio toliko oduševljen rezultatima, pozvao je Lee-a i napisao mu ček na 25.000 USD, što mu dođe danas ekvivalent od nekih 400.000 USD.
Šta možemo da naučimo iz ove priče?
Meni je ova priča super primer da ne moramo da imamo ni fensi aplikacije, ni neke komplikovane sisteme, “sve” što je dovoljno je da imamo makar neki sistem koji pratimo svakog dana. Pre ili kasnije nam to uđe u naviku, a to je ono što želimo da postignemo.
Dodatno, ova priča meni govori sledeće stvari:
- Kreni ili završi dan tako što napraviš listu stvari na kojoj ćeš raditi.
- Lista treba da ima manje od 10 stvari.
- Odredi prioritete.
- Fokusiraj se na jedan po jedan zadatak.
- Ponavljaj to svakog dana.
Meni je to suština produktivnosti.
Do sledećeg produktivnog newsletter-a, čitaj tekstove na našem sajtu, ili se priključi Viber zajednici i diskutuj sa ostalim članovima :).
Pozdrav,
Nemanja
Komentari