Kako postati produktivan?

Šta znači biti produktivan?

Da bismo razumeli šta znači biti produktivan, prvo moramo definisati pojam produktivnosti. Produktivnost se često povezuje sa sposobnošću ostvarivanja što većeg broja ciljeva u određenom vremenskom periodu. Međutim, da li je to dovoljno? Produktivnost obuhvata efikasnost, fokus i ravnotežu između profesionalnog i privatnog života.

Ja bih produktivnost definisao kao sistem koji nam pomaže da ostvarimo svoje ciljeve bez mnogo stresa.
Ako vam na pamet padne “što više stvari da uradim” kada pomislite na produktivnost, mislim da je to prvi kamen spoticanja.

Nije poenta da uradimo što više stvari, već samo one najbitnije i to ne tako što ćemo brojati koliko smo količinski nečega uradili, već da li je to stvorilo neku promenu kod nas lično ili ka nekome drugom.

Ultimativni cilj produktivnosti, smatram da nije “uraditi što više”, već stvoriti disciplinu ponavljanja.

Kako početi?

Ako tek krećeš u avanturu postavljanja nekog sistema za produktivnost i izučavanja šta sve postoji, odmah se tu zaustavi! Za početak, da bismo razumeli kako da postanemo produktivni, nije potrebno izučavati nikakve napredne sisteme ili čitati raznorazne knjige. Počnite sa onim što imate, što jednostavnije moguće. Kako napredujete dalje i usvajate nova znanja i veštine, onda krenite sa upoznavanjem raznih sistema za produktivnost.

Konkretni koraci

Postavljanje bilo kog produktivnog sistema, svodi se na 4 koraka iz moje perspektive.

1. • Kreiranje to-do liste zadataka
   • Određivanje prioriteta
   • Dnevni i Nedeljni pregled
   • Stvaranje navike

Korak 1: Kreiranje to-do liste zadataka

Dostupno je na stotine to-do aplikacija koje vam omogućavaju kreiranje listi zadataka. Nemojte provoditi sate istraživajući šta sve postoji, o tome možemo pričati neki drugi put koje su najbolje. Do tada, možete koristiti najobičniji papir i olovku, ili bilo koju aplikaciju koju već imate instaliranu na telefonu ili računaru.

Na praznom papiru ispišite sve moguće zadatke koji vam padnu na pamet, a da su vezani za vaš privatni ili poslovni život. Zadaci trebaju da sadrže kratko ime koje vama znači i potencijalno datum do kada treba nešto završiti.

Strategija 2 liste

Sada kada ste ispisali sve zadatke, nemojte ništa komplikovati, već povucite crtu na sredini papira i napravite 2 liste, jedna sadrži 5 zadataka, druga sve ostalo. Kada pogledate obe liste, ovih 5 zadataka moraju biti najbitniji tog dana, prepravite listu kako bi tih 5 zadataka bilo levo, sve ostalo sa desne strane.

Čestitam :), upravo ste napravili svoju prvu to-do listu, a pritom, ovako radi i postavlja sebi zadatke jedan od nabogatijih ljudi na svetu, Warren Buffett.

Korak 2: Određivanje prioriteta

Nakon što ste kriraili svoju listu, odnosno dve liste :), time ste upravo i odredili prioritete. Čim ste odabrali top 5 stvari od svega ukupnog što imate “na tanjiru” da završite, vi ste uradili prioritizaciju. Postoji puno načina kako možete odrediti prioritete, ali  ne treba komplikovati.

Ja u 90% slučajeva koristim metodu poređenja. Kada imate sve na jednom mestu, onda sebe stalno pitajte “da li je ovaj zadatak bitniji od sledećeg?”, ako jeste, onda ide na prvom mestu, i svaki naredni, dok ne odredite top 5 za taj dan.

Korak 3: Dnevni i Nedeljni pregled

Ovo je najbitniji korak za bilo koju metodologiju za produktivnost da odaberete, pa bilo ona najjednostavnija ili najkomplikovanija. Stalno se morate vraćati na vaše to-do liste. Ja to radim dnevno i nedeljno.

• Nedeljni pregled:
  • Uglavnom ga radim nedeljom veče. Cilj je sagledati celu nedelju holistički i videti šta sve naredne nedelje treba da se desi. Da li postoje neke velike stvari koje moraju da se pripremaju par dana? Da li predstoji neko putovanje? Šta sve želim da ostvarim te nedelje? Koje stvari ako završim bi mi donele najveću promenu te nedelje? Šta može da se prebaci za onu tamo nedelju?
  • Treba mi 30 minuta da sagledam sve i napišem na jednoj velikoj listi odgovore na pitanja iznad.

• Dnevni pregled:
  • Nakon što sam u nedelju uveče sagledao šta me čeka od ponedeljka, onda svakog dana pre posla, provedem 15 minuta kreirajući top listu stvari za taj dan.
  • To su meni prioritetne stvari kojima se vodim tog dana.
  • Sutradan sagledam da li je nešto preostalo da se uradi i kreiram novu listu za taj dan.

Korak 4: Stvaranje navike

Nakon što sam napravio listu svih stvari, sagledao nedelju, onda odredio prioritete za taj dan, ne preostaje mi ništa drugo, nego kada završim sve za taj dan, sutradan krenem da ponavljam sve to isto. Možda zvuči malo monotono, ali ovo je zapravo ključ produktivnosti, ponavljanje jednog istog načina rada iz dana u dan.

Jedino tako stvaramo disciplinu i naviku da nam stvari ne promaknu i da se ne ulenjimo. Može nam se desiti da promašimo jedan dan da ne uradimo ponavljanje, možda i dva, ako promašimo i treći onda smo u problemu, jer smo onda stvorili naviku da ne završavamo stvari.

Šta dalje?

Ovo je osnovni sistem kako krenuti postavljanje produktivnog razmišljanja. Tek kada uđe u prste da to radimo mahinalno, a da ne razmišljamo kog dana koji korak od četiri iznad radimo, tek onda možemo da razmišljamo o naprednijim načinima kako da postanemo produktivni. Do tada, ponavljanje i stvaranje navike :).

Kako vi određujete prioritete? Da li koristite liste? Ako da, kako i na koji način ih organizujete?