Tekst je originalno objavljen na Linkedin-u.
Beli zec sa džepnim satom u ruci juri da ne zakasni. Ako smo i zaboravili Alisu u zemlji čuda i ovu scenu, nije loše nekad se podsetiti. Šta me je navelo da se prisetim ove scene?
Pre par vikenda sedeo sam na kafi sa Miro Svrtan. Upoznali smo se davno još dok je PHP Srbija počinjala, tada se i stvorila jedna lepa konekcija Hrvatske i Srbije, gde su se dve IT scene spojile i sarađivale dugo godina (dok nije došla korona). Kako se nismo dugo videli, obrnuli smo sve moguće teme, a između ostalih dotakli se famozne produktivnosti. Ko koliko radi, kako radi, kako sebi organizuje dan, kako stigne ili ne stigne sve taskove da završi i kako to utiče na nas.
Nakon tog razgovora sam reflektovao malo dublje svoj radni ali i generalno čitav jedan dan, šta ja sve to radim i koliko. Otuda mi je u glavi i ona scena sa zecom. Imam utisak da stalno gledam na sat da ne bih negde zakasnio, da stignem sto stvari da završim. Tu mi dodatno odzvanja u glavi potpis kod Gorana na Twitteru: “Džaba vam skupi satovi kad nemate vremena.”
Kako da budemo produktivni, a da se ne stresiramo?
Pitam se da li mora stalno tako da se juri? Da li moramo da radimo non-stop, da se pržimo i radimo prekovremeno? Nemam odgovor kako raditi manje, šta više smatram da je neophodno raditi puno ako želimo da postignemo iznad prosečne rezultate. Možda neko i ume da sve završi i postigne dobre rezultate i napravi uticaj u društvu i sve to u osam ili manje radnih sati, ja ne umem. A možda čak i ne želim.
Da se bavim isključivo Growit Agile, možda bih i mogao, ali ja želim i Viking Code i Kolegijum Podkast i Serbia Upside Down. Kada ima toliko različitih, velikih stvari na tanjiru, onda je neminovno da radim 10h+ svakog dana. Sigurno nije baš toliko zdravo i utiče i na mene i na ljude u okruženju, ali to je moj modus-operandi, sve ispod toga mi ne bi pričinjavalo zadovoljstvo.
E sad da bih uspeo sve te stvari da radim na dnevnom nivou, davno sam skapirao da je neophodan neki sistem rada koji će mi omogućiti da budem što je više moguće produktivan, a da se pritom ne stresiram koliko stvari imam na tanjiru.
Kada neko radi sa mnom reći će: “A kako ti sve stigneš?”; “A kako ti ništa ne zaboraviš”, “Kako tako brzo nađeš odgovore”, itd… Jedan deo odgovora je, radim dosta više u toku dana fizički od proseka, dodatno to nije jedino dovoljno, potreban je sistem kako to raditi. Ovde uopšte ne mislim na to koju aplikaciju ćete koristiti, ona je potpuno nebitna, mnogo je bitnije kako razmišljamo i kako se ophodimo prema zadacima koje imamo, odnosno na koji način procesuiramo šta je sve ispred nas.
U nastavku ću podeliti kratko dve metodologije koje ja koristim na dnevnom nivou kako bih sebi organizovao dan. Bilo bi previše u jednom newsletter-u sve to opisivati detaljno, ali ako bude komentara i zainteresovanih, rado ću detaljnije podeliti kako svaka od tih metodologija radi i kako je implementirati na dnevnom nivou.
Kako pratim to-do liste na dnevnom nivou? Getting Things Done (GTD) metodologija.
GTD je napisao davnih dana David Allen. Knjiga ide dosta u širinu i pokriva sve od toga kako srediti svoju sobu pa sve do radnih zadataka. Ja sam krenuo GTD da primenjujem 2015-te godine. Za to vreme sam ceo GTD prilagodio mom senzibilitetu i načinu mog rada, ali i dalje vodeći se osnovnom GTD filozofijom. Ovo je moj način kako sam destilovao celu knjigu u dva grafikona koji mi i dan danas služe.
5 GTD koraka
Cela poenta bilo kog sistema je da nema puno koraka, da se stalno ponavljaju, da su kristalno jasni i da je moguće primeniti ih na bilo koju situaciju. GTD to radi savršeno.
GTD se zasniva na 5 koraka:
- Capture – Nemojte ništa pamtiti! Cela poenta je da imate “lagan um”, odnosno da vas operativa ne opterećuje i da razmišljate da li ste nešto zaboravili. Šta god treba da uradite tokom dana, zapišite.
- Process – Sve što je zapisano mora da prođe neki proces razmišljanja. Nakon što ste sve zapisali, uvek se zapitajte “Šta je ovo?”. Ako se ne pitam svaki put šta je taj zadatak, za koga je, gde treba da ga stavim, onda pre ili kasnije lista stvari koju treba sortirati i završiti je sve veća.
- Organize – Kada procesuiramo šta je određen zadatak, odmah skladištimo u jedinstvenu fioku gde taj zadatak treba da stoji. Ako je u mom slučaju na primer zadatak vezan za Kolegijum Podkast, neću ga držati na Growit listi, prosto vizuelno moramo razgraničiti koji zadatak ide na koju listu da bismo ga lakše našli sutradan.
- Reflect – Refleksija je ključan korak, ako ne reflektujemo redovno, onda se lista stvari dodatno gomila i imamo nered. Moj savet je da refleksiju radite jednom dnevno i jednom nedeljno. U mom slučaju to znači da nedeljom veče pregledam šta sve imam na tanjiru za narednu nedelju, a onda svakog dana reflektujem dan pre i planiram taj dan kako bih znao šta imam tog dana sve da završim.
- Do – Koji god sistem da imamo i šta god da uradimo u prethodnim koracima, na kraju dana to nešto moramo i da završimo, tu nema neke filozofije, kamen mora da se pomeri sa tačke A na tačku B i jedino vi to možete da uradite.
Kako GTD izgleda u praksi?
Koju god to-do aplikaciju da koristite, siguran sam da ima neki vid “glavnog” foldera, gde se nalaze svi zadaci. To je folder gde se dešava “capture” momenat. Odatle uvek sebe pitate “šta je ovo” kako biste znali kako da procesuirate i organizujete neki task u prave liste.
- Ako nije moguće uraditi neki zadatak u datom trenutku: Brišete odmah Stavljate na listu “jednog dana” Ili stavljate kao referencu u listi za neki projekat
- Ako je moguće uraditi zadatak onda: Pitate se da li može za manje od 2 minuta? Ako je odgovor “da”, radite odmah! Ako vam treba duže od 2 minuta, onda ili: Delegirate nekome ako je moguće Ako nije moguće onda odlažete zadatak za određeno vreme u kalendar Ili ako je vezano za projekat krenete da radite na tome u tom trenutku
I što bi rekla Senidah, replay u krug u krug 🙂
Kako vodim beleške na dnevnom nivou? PARA metodologija.
To-Do je samo jedan deo mog sistema produktivnosti. Drugi deo je način kako vodim beleške / notes.
Knjiga koja mi je otvorila oči pre nekog vremena i nakon koje se pitam kako sam mogao ranije bez toga je: Building Second Brain, autor Tiago Forte.
Isto kao i za GTD, od cele knjige, koja daje dosta širine i preporučujem da je pročitate, ja ću se ovde fokusirati na suštinu vezanu samo za notes. To je sistem zapravo kako skladištiti beleške u smislene foldere.
Kako izgleda PARA sistem?
PARA je akronim za:
- Projects – Projekti na kojima radite a koji imaju rok trajanja, idu u ovaj folder.
- Area – Dugoročne stvari koje nikada neće biti završene.
- Resource – Teme koje će vam služiti da im se nekad vratite, ali nećete aktivno raditi na tome.
- Archive – Sve što ste ikada pisali a završeno je, ide u arhivu, da ne pravi gužvu.
Analogija koju možete da koristite da vam bude jasnije je kada nešto kupujete:
- Projects: nešto što kupujete samo jednom
- Areas: redovne kupovine koje se ne završavaju i ponavljaju se
- Resources: slučajne kupovine
- Archives: prethodne kupovine
Ovaj sistem meni omogućava da uvek u svakom trenutku znam gde mi se šta nalazi, a imam preko 1.000 različitih beleški koje mi stoje u aplikaciji. Ovako jednim klikom uvek znam gde mi je šta. Dodatno, ovaj sistem koristim i kako sebi organizujem foldere na desktopu ali i bookmark foldere na pretraživaču. Možete sistem primeniti i na gdrive ili onedrive strukturu, ne mora nužno da bude samo za beleške.
Kako da mi se stvari ne gomilaju stalno?
Odgovor na ovo pitanje je u koraku GTD metodologije “Reflect“. Ako ne reflektujemo stalno, onda sistem neće raditi, potrebna je konstantna higijena, inače stvari će se pre ili kasnije ponovo nagomilati i nastaće haos.
Kao što sam pomenuo, ja radim refleksiju na 2 nivoa. Nedeljom za narednu nedelju i dnevno za prethodni i naredni dan.
Dnevno – Ujutru pre početka posla
- To-Do liste – prelistam sve liste, sortiram šta pripada kojoj listi i pravim dnevnu listu fokusa
Nedeljno – Nedelja na kraju dana
- E-Mail – pređem sve mejlove, sortiram gde šta treba da bude, pripremim to-do i notes
- Calendar – sagledam celu nedelju da vidim kako je isplanirana i posložim kalendar po bojama, gde je svaka boja neki fokus
- Files – desktop fajlovi, one drive, dropbox folderi, sve bude na svom mestu pre početka nedelje
- Notes – beleške koje su pristizale tokom nedelje kategorišem u neki od PARA foldera
- To-Do – sagledam sve projekte i posložim nedeljni to-do i nedeljne fokuse
Bez ove refleksije, bilo koji sistem pada u vodu, ovo morate raditi gotovo religiozno, maksimun na nedelju dana, sve preko toga nastaće vam haos i bićete stresirani.
Nadam se da sam uspeo da približim svoj sistem rada i razmišljanja, u nastavku su skrinšotovi kako ja radim koji se oslanjaju na priču iznad. Ako imate neki productivity tip, vrlo sam rad da čujem šta vi koristite na dnevnom ili nedeljnom nivou.
